Wann lohnt sich ein Workshop? Eine Checkliste gegen die Verworkshopisierung

Jetzt einmal vorneweg: Als alte Design Thinker fühlen wir uns in Workshops natürlich pudelwohl. Frei sprechen, Menschen zusammenbringen, empathisch improvisieren, das ist alles so ein bisschen unsere Ursuppe. Trotzdem beobachten wir in den letzten Jahren einen Trend, bei dem wir nicht ganz mitgehen wollen. Nennen wir ihn die große Verworkshopisierung. 

In vielen Unternehmen ist eine fast reflexartige Neigung entstanden, aufkommende Themen direkt zu “verworkshoppen”. Die Intention dahinter leuchtet ein: Wenn alle gemeinsam an einer Sache arbeiten, dann hat sie danach auch jede:r verinnerlicht. Stimmt nur leider nicht per se. Denn nicht überall, wo Workshop draufsteht, sind auch Aha-Momente drin. Wie viel am Ende bei den Teilnehmenden hängen bleibt – und ob sich der Aufwand lohnt –, hängt wie immer von verschiedenen Faktoren ab. 

Was spricht gegen einen Workshop?

Zäumen wir das Pferd mal von hinten auf: Was spricht denn eigentlich gegen Workshops? Da wäre zum Beispiel der Preis. Ein Workshop, von erfahrenen Trainer:innen geleitet, ist nicht günstig. Rechnet man die Stundensätze aller Anwesenden zusammen, entsteht unter dem Strich ein Invest, der sich wirklich lohnen muss.

Will ich nur „mal schauen“, „mal sammeln“ oder „mal diskutieren“, ohne dass klar ist, welche Frage das Team beantworten soll? Dann ist ein Workshop vielleicht nicht die beste Wahl. Auch, wenn meine Intention ist, mehrere Personen zu informieren – z.B. über die Ergebnisse der letzten Strategieklausur –, brauche ich dafür in der Regel keinen Workshop. 

Man könnte es auch so ausdrücken: Ein Workshop ist Quatsch, wenn er bedeutet, dass viele Menschen gelangweilt um einen Tisch herum sitzen. Sehen deine Workshops so aus, fehlen wahrscheinlich zwei zentrale Gestaltungselemente: ein Ziel und eine Frage. 

Was ist das Ziel eines Workshops?

Ein klares Ziel ist das wichtigste Kriterium. Ohne es lässt sich kaum beurteilen, ob der Aufwand dem Output Rechnung trägt. Bevor ich einen Workshop durchführen möchte, sollte ich also beantworten können, warum. 

Dafür gibt es viele gute Gründe. Daniela Keizer und Moritz Gekeler, Hosts des Trainings “Professionelle Workshopgestaltung” in der Dark Horse Academy, unterscheiden zwischen fünf Zielmodi:

Explore

Im Zentrum steht die Frage: „Was gibt es da draußen?“ Ziel ist es, Insights und neue Perspektiven zu gewinnen und ein gemeinsames Verständnis für ein Thema oder Problemfeld aufzubauen.

Align

Die Leitfrage lautet: „Wo stehen wir gemeinsam?“ Typische Ergebnisse sind eine geteilte Vision oder ein gemeinsames Verständnis, Team-Alignment und ein stärkeres Commitment (Buy-in).

Decide

Hier geht es um die Frage: „Was werden wir tun?“ Als Outcome entstehen Entscheidungen, Prioritäten, verbindliche Commitments und konkrete nächste Schritte.

Create

Kernfrage ist: „Was könnte es geben?“ Typische Ergebnisse sind Ideen, Konzepte, Prototypen sowie konkrete Lösungen und Designs.

Transform

Im Fokus steht: „Wer wollen wir werden?“ Daraus entstehen veränderte Mindsets, neue Verhaltensweisen, veränderte Beziehungen und insgesamt Teamentwicklung.

Jeder dieser Modi stellt andere Herausforderungen an die Moderation und ihre Toolbox und für jeden gibt es Moderationstechniken, die sich besonders gut eignen.  

Was macht einen guten Workshop aus?

Ein Workshop lohnt sich also, wenn eine Gruppe zusammenkommt, um Inhalte zu erarbeiten, zusammenzufügen oder gemeinsam zu entscheiden. Damit es nicht bei einem bloßen Zusammensitzen bleibt, braucht es eine Leitfrage. Sie setzt den Arbeitsfokus, indem sie vorgibt, was die Gruppe bearbeiten soll. Je klarer das Ziel vorab definiert ist, desto einfacher lässt sich die Leitfrage einfach daraus ableiten. 

Neben der Leitfrage gibt es weitere Gütekriterien, die den Invest eines Workshops rechtfertigen sollten; zum Beispiel die Qualität des gemeinsamen Lernens und die des erlebten Miteinanders. Ein guter Workshop kann dazu führen, dass Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen gemeinsam neues Wissen aufsaugen, bestehende Haltungen hinterfragen und sich inspiriert fühlen, danach etwas anders zu machen. 

In einem guten Workshop offenbart sich das Prinzip “1+1=3” der Kollaboration. Die Summe der Menschen im Raum erzeugt etwas Größeres als alle Einzelmeinungen zusammen ergäben. Ein Erfolgsindikator dafür sind Aha-Momente: diese Funken in den Köpfen der Teilnehmenden, wenn ein neuer Gedanke Halt findet. 

Checkliste: Lohnt sich ein Workshop? 

Ein gutes Workshop-Erlebnis kann beflügeln, vom inspirierenden Funken bis zum absoluten Flowzustand. Im Hintergrund steckt aber viel Vorbereitung und Denkarbeit. Um auf einen Blick zu sehen, ob sich ein Workshop lohnt oder nicht, hilft diese kleine Checkliste.

Inhaltliche Klarheit

• Gibt es eine konkrete Frage, die mit dem Team beantwortet werden soll? 
• Ist klar, was nach dem Workshop anders sein soll als zuvor? 
• Ist das Thema relevant genug, um die Zeit mehrerer Personen gleichzeitig zu blocken? 

Ergebnisfokus

• Gibt es ein klares Ziel und ein gewünschtes Ergebnis?
• Gibt es einen Plan, was mit den Ergebnissen nach dem Workshop passieren soll?

Notwendigkeit von Zusammenarbeit

• Ist die Frage so formuliert, dass Zusammenarbeit nötig ist, um sie zu beantworten? 
• Würde Einzelarbeit oder ein kleines Kernteam zu einem besseren Ergebnis führen? 
• Gibt es einen Raum (physisch oder virtuell), der ermöglicht, dass Beteiligung und Energie entstehen können?

Setup der Teilnehmenden

• Sind die richtigen Personen im Raum?
• Ist die Gruppe arbeitsfähig?
• Haben alle Teilnehmenden ein ausreichendes Mindestverständnis des Themas?

Entscheidungsfähigkeit

• Können in dem Workshop tatsächlich Entscheidungen getroffen werden?
• Ist klar, wer Entscheidungen trifft und legitimiert?

Facilitation & Design

• Gibt es eine klare Dramaturgie anstatt (nur) einer einfachen zeitlichen Agenda?
• Sind passende Methoden gewählt, die das Ergebnis erreichen können?
• Ist jemand verantwortlich für die Steuerung des Prozesses?

Hier findet ihr die Liste als PDF zum Download.